Информация: Расчеты организаций с работниками - держателями личных карточек при перечислении денежных средств на их карт-счета



РАСЧЕТЫ ОРГАНИЗАЦИЙ С РАБОТНИКАМИ - ДЕРЖАТЕЛЯМИ ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК ПРИ ПЕРЕЧИСЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА ИХ КАРТ-СЧЕТА

При необходимости расчетов с работником по командировочным суммам, возмещении ему сумм, потраченных в интересах организации, организация имеет право перечислить необходимые суммы на карт-счет работника - держателя личной банковской карточки.

Личная карточка - дебетовая (кредитная) карточка, с использованием которой операции производятся на основании заключенного между банком-эмитентом и физическим лицом договора карт-счета (кредитного договора) или в установленных случаях - в силу полномочий, предоставленных держателю физическим лицом - владельцем карт-счета.

Физические лица - владельцы карт-счетов вправе в соответствии с заключенными договорами совершать с использованием карточек операции, в отношении которых законодательством РБ не установлены запрет или ограничение на их совершение.

В приведенной ниже таблице рассмотрим, в каких случаях организация может перечислять денежные средства на карт-счета своих работников, каков порядок отчета работника по полученным на карт-счет и израсходованным средствам, возврата неиспользованных средств и другие вопросы.

Действия организации при перечислении на карт-счет работника денежных средств Ссылка на нормативные документы
Цели, на которые организация может перечислить денежные средства на карт счет работника
Юридические лица вправе перечислять на карт-счета своих работников - держателей дебетовых личных карточек суммы денежных средств, предназначенных для оплаты расходов, связанных со служебными командировками данных работников.
Юридические лица вправе с учетом норм, установленных законодательством РБ, перечислять на карт-счета своих работников - держателей дебетовых личных карточек при согласии данных работников суммы денежных средств, подлежащие возмещению этим работникам в связи с произведенными ими за свой счет расходами, связанными с хозяйственной деятельностью данных юридических лиц, в т.ч. определенными законодательством РБ расходами на представительские цели, а также расходами, связанными со служебными командировками указанных работников
Пп.25, 26 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 74, в редакции от 16.02.2007 № 51 (далее - Инструкция № 74)
Д-т 71 - К-т 51, 52 - перечислены денежные средства на командировочные расходы на карт-счет работника;
Д-т 71 - К-т 51, 52 - возмещены работнику организации израсходованные им суммы в интересах организации путем перечисления денежных средств на его карт-счет
Примечание. В данном случае необходимо обратить внимание на следующие моменты.
Во-первых, предварительно перечислить денежные средства на карт-счет работника можно только на командировочные расходы. При этом работник может в последующем использовать денежные средства:
- при открытии карт-счета в белорусских рублях:
для получения наличных белорусских рублей в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками на территории Республики Беларусь;
для проведения безналичных расчетов в целях оплаты расходов, связанных со служебными командировками, на территории Республики Беларусь, либо проведения безналичных расчетов и получения наличной иностранной валюты в целях оплаты определенных законодательством РБ расходов, связанных со служебными командировками за пределы Республики Беларусь, в случаях, когда договорами карт-счета предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по покупке иностранной валюты владельцем карт-счета для возмещения банку-эмитенту затрат, произведенных им в иностранной валюте в целях осуществления расчетов с организациями торговли (сервиса) - нерезидентами, а также в целях осуществления расчетов с нерезидентами, обеспечившими выдачу наличной иностранной валюты держателям;
- при открытии карт-счета в иностранной валюте:
для получения наличной иностранной валюты и проведения безналичных расчетов в целях оплаты определенных законодательством РБ расходов, связанных со служебными командировками работников организации за пределы Республики Беларусь.
Предусмотренные операции при открытии карт-счета в иностранной валюте могут осуществляться как в валюте карт-счета, так и в другой иностранной валюте в случаях, когда договором карт-счета предусмотрена возможность совершения конверсии иностранной валюты для возмещения банку-эмитенту затрат, произведенных им в иностранной валюте, отличной от валюты карт-счета.
Что же касается расходов работника на хозяйственные нужды, то такие расходы могут быть возмещены работнику путем перечисления денежных средств на его карт-счет в случае, когда они были уже произведены им.
Во-вторых, следует учесть, что положения Инструкции № 74 предусматривают перечисление денежных средств на карт-счет работника при наличии у него дебетовой пластиковой банковской карточки. Подпунктом 2.23 Инструкции № 74 определено, что дебетовая карточка - карточка, с использованием которой операции производятся в пределах остатка денежных средств на карт-счете, а также в пределах лимита овердрафта, если он предусмотрен договором карт-счета. Что касается кредитной карточки (карточка, с использованием которой держателем осуществляются операции в пределах суммы кредита, предоставляемого банком-эмитентом в соответствии с условиями кредитного договора и требованиями Инструкции № 74), то ее использование в приведенных случаях не предусмотрено
Покупка валюты организацией для перечисления на карт-счет работника
Иностранная валюта, приобретенная субъектом валютных операций - резидентом на внутреннем валютном рынке Республики Беларусь без ее зачисления на специальный счет, может быть направлена на текущий (расчетный) счет или карт-счет физического лица для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за пределы Республики Беларусь.
Основанием для покупки иностранной валюты является приказ (постановление, распоряжение) о направлении в служебную командировку за границу либо иной документ в случаях, установленных законодательством, с приложением расчета суммы иностранной валюты, причитающейся к получению направляемым за границу лицам, подписанный руководителем и (или) главным бухгалтером субъекта валютных операций - резидента
Пп.20, 30 Инструкции о порядке совершения валютно-обменных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.07.2005 № 112, с учетом последних изменений от 12.11.2007 № 203
Порядок отражения в учете операций, связанных с покупкой валюты, определен в настоящее время Инструкцией по бухгалтерскому учету активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте, утвержденной постановлением Минфина РБ от 27.12.2007 № 199, и представлен ниже:
Д-т 57 - К-т 51 - перечислены белорусские рубли на покупку валюты;
Д-т 71 - К-т 57 - отражена купленная валюта по курсу Нацбанка РБ на момент покупки, перечисленная на карт-счет работника организации (минуя специальный валютный счет);
Д-т 97 - К-т 57 - отражены расходы по покупке валюты в виде разницы между курсом покупки и курсом Нацбанка РБ на дату покупки
или
Д-т 57 - К-т 92 - отражена разница между курсом покупки иностранной валюты и курсом, установленным Нацбанком РБ на дату покупки, в случае, когда покупка осуществляется по курсу ниже официального курса Нацбанка РБ
Дополнительное перечисление денежных средств на карт-счет работника
В период нахождения работника в одной служебной командировке юридическое лицо, подразделение, направившие работника в командировку, могут дополнительно перечислять на карт-счет работника при использовании им личной карточки денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, без полного отчета данного работника по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств, предназначенным для расходования в данной служебной командировке.
Выдача работнику юридическим лицом, подразделением наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, без полного отчета по ранее выданным данному работнику суммам денежных средств не допускается, за исключением вышеуказанного случая
Пп.41, 43 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4 (далее - Инструкция № 4);
п.34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98, в редакции от 13.02.2008 № 24 (далее - Инструкция № 98)
Д-т 71 - К-т 51, 52 - перечислены дополнительно денежные средства на командировочные расходы на карт-счет работника
Сроки представления работником отчета об израсходованных суммах, ранее перечисленных ему на карт-счет
При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, кроме случаев, приведенных ниже.
Если денежные средства для оплаты командировочных расходов выдавались работнику частично наличными и путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.
В случае использования личной карточки исключительно для получения наличных денег работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.
Если полученная работником валюта не соответствует валюте, перечисленной юридическим лицом на карт-счет, и отсутствует информация о примененном банком обменном курсе, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия
П.38 Инструкции № 4;
п.26 Инструкции № 98
Валюта отчета об израсходованных суммах денежных средств
При использовании личной карточки в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работника включаются суммы денежных средств в валюте произведенных операций.
В случае если валюта денежных средств, указанная в карт-чеках, не соответствует валюте, перечисленной юридическим лицом на карт-счет, для окончательного расчета между нанимателем и командированным работником используется обменный курс, примененный банком при отражении произведенных операций по карт-счету. Если на дату составления отчета не имеется информации о примененном банком обменном курсе, то для окончательного расчета между нанимателем и командированным работником используется официальный курс белорусского рубля по отношению к соответствующим иностранным валютам, установленный Нацбанком РБ на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты
П.28 Инструкции № 98
Порядок и сроки возврата работником сумм, не израсходованных в командировке, ранее перечисленных организацией на его карт-счет
Возврат неиспользованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах.
При использовании личной карточки оставшаяся на карт-счете работника неиспользованная сумма денежных средств, полученных под отчет, должна быть возвращена работником юридическому лицу, подразделению путем внесения денежных средств в кассу либо осуществления работником банковского перевода со счета физического лица на счет юридического лица, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 Трудового кодекса РБ (далее - ТК).
В случае если выданная под отчет сумма денежных средств полностью либо частично была получена работником наличными с использованием личной карточки, оставшаяся у работника неиспользованная сумма денежных средств должна быть возвращена юридическому лицу, подразделению путем внесения денежных средств в кассу либо осуществления работником банковского перевода со счета физического лица на счет юридического лица, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 ТК.
Для возврата неиспользованной наличной иностранной валюты, полученной с карт-счета, открытого в белорусских рублях, работник должен продать данную иностранную валюту банку через обменный пункт (кассу) и белорусские рубли внести в кассу юридического лица с приложением чека, подтверждающего совершение указанной валютно-обменной операции, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 ТК.
Неиспользованная наличная иностранная валюта, ранее полученная работником с карт-счета, открытого в иностранной валюте, вносится в кассу юридического лица в валюте снятия либо в валюте карт-счета по договоренности между работником и юридическим лицом
Пп.39, 40 Инструкции № 4;
пп.27-30 Инструкции № 98
Д-т 50 - К-т 71 - внесены в кассу организации не использованные в командировке денежные средства (белорусские рубли, иностранная валюта), ранее перечисленные организацией на карт-счет работника;
Д-т 51, 52 - К-т 71 - перечислены на счет организации подотчетным лицом не израсходованные в командировке суммы с его счета в банке
Примечание. Согласно п.1 части второй ТК удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя: для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы; для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания. В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты
Ответственность за нецелевое использование средств, перечисленных на карт-счет работника
Физические лица - держатели дебетовых личных карточек представляют юридическому лицу предусмотренные законодательством РБ документы, подтверждающие целевой характер расходования перечисленных на карт-счета денежных средств. Такими документами являются отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы. При этом под карт-чеком понимается документ на бумажном носителе и (или) в электронном виде, служащий подтверждением совершения операции с использованием карточки и являющийся основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов.
Ответственность за нецелевое использование денежных средств, перечисленных юридическим лицом на карт-счета физических лиц - работников данного юридического лица, несут в соответствии с законодательством РБ юридическое лицо, а также физические лица - держатели дебетовых личных карточек.
Возмещение юридическому лицу сумм денежных средств, израсходованных держателями дебетовых личных карточек не по назначению, осуществляется в следующем порядке.
Работник обязан возместить организации сумму израсходованных не по назначению денежных средств путем внесения данной суммы в кассу организации либо перечисления денежных средств на счет организации в безналичном порядке в срок, установленный для представления держателем личной карточки отчета о расходовании денежных средств
Пп.2.34, 24, 25 Инструкции № 74;
п.38 Инструкции № 4;
п.26 Инструкции № 98
Д-т 50 - К-т 71 - возмещены работником суммы, израсходованные им не по назначению, путем внесения в кассу организации денежных средств (белорусских рублей, иностранной валюты), ранее перечисленных организацией на карт-счет работника;
Д-т 51, 52 - К-т 71 - перечислены на счет организации подотчетным лицом израсходованные в командировке не по назначению суммы с его счета в банке

19.09.2008 г.



Лариса Голуб, кандидат экономических наук

Журнал «Главный Бухгалтер» № 35, 2008 г.



От редакции: C 6 ноября 2008 г. в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденную постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4, на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 13.10.2008 № 150 внесены изменения и дополнения.

Популярные новости
Курсы валют Национального Банка РБ
15.11.201716.11.2017
Евро 2.3343 2.3702
Доллар США 1.9976 2.0057
Фунт стерлингов 2.6165 2.6413
Российский рубль 3.3549 3.3296
Украинская гривна 7.5338 7.573
Польский злотый 5.5262 5.589
Японская иена 0.17565 0.17783
Статистика
Правовые акты по году принятия