Бухгалтерский учет: Приобрели канцелярские товары? Отразим их в учете правильно



ПРИОБРЕЛИ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ? ОТРАЗИМ ИХ В УЧЕТЕ ПРАВИЛЬНО

Канцелярские товары (далее - канцтовары) постоянно приобретают все субъекты хозяйствования. А поскольку стоимость их подчас весьма значительна, от отражения их в учете зависит правильность определения финансового результата организации и налогообложения.

В данной публикации мы разъясним:

1) что относится к канцтоварам;

2) каков порядок отражения в учете приобретения и списания канцтоваров;

3) какими первичными документами оформляется поступление и списание канцтоваров.

1. Канцелярия (от лат. cancelarius - письмоводитель) - подразделение, отдел учреждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Таким образом, канцтовары - это имущество субъекта(ов) хозяйствования (организаций и индивидуальных предпринимателей), предназначенное для осуществления их деятельности, т.е. для оформления документации, ведения делопроизводства у субъектов хозяйствования.

По способу своего потребления в производственной деятельности предприятия данное имущество может быть отнесено к основным средствам или к предметам труда.

В тех случаях, когда данное имущество не относится к основным средствам, а является, первое, предметами труда, потребляемыми в момент передачи в эксплуатацию, или, второе, предметами, служащими менее одного года, независимо от их стоимости, или, третье, предметами, многократно используемыми в хозяйственной деятельности организации, сохраняющими свою натурально-вещественную форму, стоимость единицы которых на момент приобретения не превышает величину, установленную учетной политикой организации в пределах лимита, определяемого Минфином РБ, - это имущество и будет предметом нашего рассмотрения.

За рамками нашей статьи остается и учет канцтоваров как товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для реализации.

2. Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и тому подобных ценностей, в т.ч. канцтоваров, Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, предназначен счет 10 «Материалы». К данному счету могут быть открыты субсчета: 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и др.

Материалы (канцтовары) учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Фактическая себестоимость приобретения (заготовления) материалов (канцтоваров) складывается из стоимости по ценам приобретения (заготовления) и расходов по заготовке и доставке этих ценностей на предприятие. Перечень расходов, включаемых в состав расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие, регулируется соответствующими нормативными актами.

Оприходование материалов (канцтоваров) отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие. При этом материалы (канцтовары), поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов поставщика.

В соответствии с постановлением Минфина РБ от 23.03.2004 № 41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств» стоимость предметов, указанных в подп.13.7 п.13 Положения о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденного постановлением Минэкономики РБ, Минфина РБ, Минстата РБ и Минстройархитектуры РБ от 23.11.2001 № 187/110/96/18, к которым относятся и канцтовары, должна учитываться на соответствующих субсчетах счета 10 «Материалы» и переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров в следующем порядке:

- в размере 50 % стоимости предметов - при передаче их со складов в эксплуатацию и 50 % стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) - при выбытии их за непригодностью; или в размере 100 % - при выбытии их за непригодностью;

- по предметам до 1 базовой величины списываться единовременно на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров по мере передачи их в эксплуатацию.

Организации могут учитывать предметы в эксплуатации по первоначальной стоимости с отражением суммы начисленного износа на отдельном субсчете «Износ предметов» к счету 10 «Материалы». Остаточная стоимость предметов в эксплуатации или начисленная сумма износа на предметы с 2004 г. относится на счета учета затрат (расходы на реализацию товаров) в порядке, установленном учетной политикой организации в соответствии с законодательством. Данная норма установлена Правилами перехода на Типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Минфина РБ от 16.12.2003 № 174.

Расход канцтоваров в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (издержек обращения) или другими соответствующими счетами.

Типичные бухгалтерские проводки по поступлению и списанию канцтоваров могут быть следующие (данные условные):



№ п/п Содержание хозяйственной операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1. Отражение приобретения канцтоваров в составе предметов в обороте
1.1 Получены от поставщика:
калькулятор 10-91 60, 71 100 000
бумага, ручки, скрепки, скобы и т.п. 10-9 60, 71 20 000
1.2 На сумму НДС по приобретенным ценностям, предъявленного поставщиком 18 60, 71 21 600
1.3 Произведена оплата поставщику 60, 71 51, 50 141 600
1.4 Принят к вычету НДС по канцтоварам 68 18 21 600
2. Если учет предметов ведется по первоначальной стоимости с открытием субсчета по износу
2.1 Выдан со склада в подотчет калькулятор 10-92 10-91 100 000
2.2 Начислен износ в размере 50 % при передаче предметов в эксплуатацию 20, 44, 25, 26 и др. 10-93 50 000
2.3 При списании предметов, пришедших в негодность, списаны на себестоимость оставшиеся 50 % стоимости предметов 20, 44, 25, 26 и др. 10-93 50 000
2.4 Отражено списание предметов в обороте при выбытии калькулятора 10-93 10-92 100 000
3. Если учет предметов ведется по остаточной стоимости
3.1 Выдан со склада в подотчет калькулятор 10-92 10-91 100 000
3.2 Начислен износ в размере 50 % при передаче предметов в эксплуатацию 20, 44, 25, 26 и др. 10-92 50 000
3.3 При списании предметов, пришедших в негодность, списаны на себестоимость оставшиеся 50 % стоимости предметов 20, 44, 25, 26 и др. 10-92 50 000
4. Списание стоимости предметов единовременно по мере передачи их в эксплуатацию
4.1 Выданы бумага, ручки, скрепки, скобы и т.п. 20, 44, 25, 26 и др. 10-9 20 000


3. Учет канцтоваров должен быть организован в соответствии с Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114 (далее - Инструкция № 114), которая является основным общеотраслевым документом по учету материалов. Она устанавливает порядок бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды организаций.

Инструкцией № 114 предписано использовать в работе типовые формы документов. В частности, при поступлении канцтоваров должны применяться:

журнал учета поступающих грузов (форма М-1);

приходный ордер (форма М-4);

акт о приемке материалов (форма М-7).

При необходимости канцтовары могут непосредственно направляться в подразделение организации, минуя склад. В этом случае они отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что канцтовары получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад, и тогда канцтовары числятся в подотчете подразделения.

Данный порядок должен быть прописан либо отдельным приказом, либо закреплен в учетной политике предприятия.

Первичными учетными документами по отпуску канцтоваров, как и других материалов, со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая форма М-8), требование-накладная (типовая форма М-11), накладная (типовая форма М-15).

В случае, когда канцтовары потребляются, минуя склад, документы на отпуск не составляются. На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет соответствующий документ. В нашем случае таким документом, как правило, является акт списания товарно-материальных ценностей (канцтоваров), в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию канцтоваров. На основании акта расхода производится списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы).

Порядок составления акта расхода материалов (в т.ч. его форма), а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.

Исходя из конкретных условий деятельности организация может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материалов.

При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты (ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»):

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В соответствии с п.34 Инструкции № 114 при списании канцтоваров их оценка производится организацией одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по способу ЛИФО.

Применение одного из перечисленных способов по группе однородных канцтоваров производится в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Наибольшую сложность при учете канцтоваров у бухгалтеров вызывает трудоемкость операций по вводу данных и подготовке первичных документов. Это обусловлено, в частности, большой номенклатурой поступающих канцтоваров. Оптимальным решением данной проблемы представляется использование методики деления на группы однородных канцтоваров. То есть формировать номенклатуру по каждой накладной, в которой, например, указаны карандаши, фломастеры, авторучки, записные книжки, разная бумага, клей, скрепки и т.д.

Пример

В организации разработана методика распределения групп однородных канцтоваров. На основании товарной накладной формы ТН-2 произведено оприходование канцтоваров по следующей номенклатуре:

номенклатурный номер 1 «Ручки» - по этой номенклатуре фактическая себестоимость будет складываться из себестоимости всех карандашей, фломастеров, авторучек по данной накладной;

номенклатурный номер 2 «Блокноты» - по этой номенклатуре общая стоимость будет складываться из стоимости всех записных книжек, еженедельников, блокнотов, тетрадей по этой накладной.

Цена за единицу - средняя (общую сумму по номенклатуре делим на количество штук по ней). Единицей учета в этом случае будет штука.

Обратите внимание, что такой вариант, принимая во внимание принцип рациональности учета, можно использовать и в случае, когда канцтовары списываются не в день принятия на учет. Данная методика организации учета логично сочетается с оценкой при списании канцтоваров по средней себестоимости.



23.07.2008 г.



Анатолий Путицкий, аудитор



Журнал «Главный Бухгалтер. Учет ТМЦ» № 1, 2008 г.

Популярные новости
Разное
Банерообмен
Курсы валют Национального Банка РБ
18.12.201419.12.2014
Евро 13590 13390
Доллар США 10880 10890
Фунт стерлингов 17079.97 17024.88
Российский рубль 163 184
Украинская гривна 682.77 687.93
Польский злотый 3215.75 3176.08
Японская иена 92.868 91.957
Статистика
Правовые акты по году принятия