Помощь: Инструкция по делопроизводству в организации: назначение, разработка, применение



ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИИ: НАЗНАЧЕНИЕ, РАЗРАБОТКА, ПРИМЕНЕНИЕ

Вопросы документационного обеспечения деятельности организации отражаются в различных локальных нормативных правовых актах - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения и работники организации, является Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция по делопроизводству, Инструкция).

В практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству могут разрабатываться для однородных по характеру деятельности организаций. Они используются этими организациями при разработке индивидуальных инструкций.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает типовой порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.

Примерная инструкция по делопроизводству регламентирует примерный порядок организации делопроизводства в однородных организациях и предусматривает возможность его конкретизации в индивидуальных инструкциях в рамках, установленных примерной инструкцией.

Как правило, типовые и примерные инструкции разрабатываются для организаций определенной отрасли (системы) и являются обязательными для применения этими организациями.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными организациями, подчиненными Правительству РБ, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

В настоящее время в связи с принятием Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» использование таких понятий, как «примерный» и «типовой» в названиях нормативных правовых актов Республики Беларусь ограничено. В связи с этим статус инструкции, разработанной министерством или госкомитетом для организаций отрасли (системы), определяется исходя из ее внутреннего содержания. Если такая инструкция предусматривает вариативность выполнения делопроизводственных операций при разработке на ее основе в организациях отрасли индивидуальных инструкций по делопроизводству, то она является примерной (например, по выбору организации допускается карточная или журнальная форма регистрации документов). Если же такая инструкция жестко устанавливает порядок выполнения делопроизводственных операций, то она является типовой (например, во всех подчиненных организациях устанавливается только карточная система регистрации документов).

Примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые вышестоящими организациями и органами управления для подведомственных (подчиненных) организаций, не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). Примерная инструкция по делопроизводству прошла на стадии разработки и утверждения необходимые процедуры согласования и юридической экспертизы в Министерстве юстиции РБ, зарегистрирована в Реестре государственной регистрации нормативных актов министерств и других центральных органов управления Республики Беларусь 30.05.1995 (примечание 1) и является актом законодательства Республики Беларусь, обязательным к применению всеми организациями нашей страны.

Вместе с тем Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает лишь рамочные общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве, оставляя возможность построения системы документационного обеспечения управления с учетом специфики деятельности организаций, организационной структуры, формы управления, объема документооборота и других факторов. Организации должны вести делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции по делопроизводству. На основе указанной Примерной инструкции по делопроизводству вышестоящими организациями и органами управления должны разрабатываться также примерные и (или) типовые инструкции по делопроизводству для подведомственных (подчиненных) организаций (подп.1.5 и 1.6 Примерной инструкции по делопроизводству). Именно поэтому в названии указанного акта законодательства был использован термин «примерная».

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых ими в соответствии с требованиями настоящей Инструкции индивидуальных инструкций по делопроизводству, которые имеют статус локального нормативного правового акта.

Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РБ.

Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими органами управления (при их наличии).

Согласование проводится с целью соблюдения организациями действующего законодательства, регулирующего вопросы документационного обеспечения управления, единого учета и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда РБ.

Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание Инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.

Основой для разработки Инструкции по делопроизводству организации являются общегосударственные нормативные правовые акты и методические документы. Кроме того, при разработке индивидуальной инструкции используются нормативные правовые акты и методические документы вышестоящих органов (организаций), указания и рекомендации государственных архивных учреждений.

Требования Инструкции к составлению документов и организации работы с ними в организации носят обязательный характер для всех работников организации.

Инструкция должна отражать все основные стадии работы с документами в организации. Текст Инструкции разбивается на разделы, главы, пункты, подпункты и носит императивный (указующий) характер. В ней должны использоваться четкие формулировки и распорядительные слова.

Пример

«Инструкция устанавливает», «ведение кадрового делопроизводства возлагается», «запрещается формировать в одно дело приказы по личному составу разных сроков хранения», «приказы по личному составу визируются», «служба документационного обеспечения управления имеет право» и т.п.



Текст Инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Пример

«Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов»;

«Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных с пометкой «лично», или присланные в адрес общественных организаций»;

«К порядковым номерам индексов приказов по личному составу добавляются литеры «к» или «л».



Инструкция начинается с раздела «Общие положения». В нем указываются:

- цели и причины издания Инструкции;

- документы, на основании которых разработана Инструкция;

- документы, которые применяются наряду с Инструкцией (например, инструкция о порядке регистрации, учета и контроля за прохождением исполнения документов в условиях функционирования автоматизированных информационно-поисковых систем и т.п.);

- область распространения Инструкции (например, документы несекретного характера, документы, имеющие гриф «Для служебного пользования» и иные ограничительные грифы, за исключением документов, содержащих государственную и служебную тайны);

- наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации;

- ответственность должностных лиц за соблюдение требований Инструкции и др.

К основным разделам Инструкции относятся:

- подготовка и оформление документов;

- организация документооборота;

- регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

Основные разделы Инструкции могут содержать главы. Так, в раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить главы:

- правила подготовки и оформления документов (требования к бланкам документов, оформление реквизитов документов);

- подготовка и оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.д.).

Раздел «Организация документооборота» может включать главы:

- порядок прохождения (обработки) входящих документов;

- порядок прохождения (обработки) исходящих документов;

- порядок прохождения (обработки) внутренних документов;

- учет объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов и построение справочного аппарата» следует выделять такие главы, как:

- общие правила регистрации документов;

- формы регистрации документов;

- структура справочного аппарата.

Раздел «Контроль исполнения документов» может включать главы:

- организация контроля исполнения;

- сроки исполнения документов.

Вопросы текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включаются в раздел «Хранение документов». Этот раздел может включать следующие главы:

- составление номенклатуры дел;

- формирование дел;

- оперативное хранение дел;

- экспертиза ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- передача дел на архивное хранение.

В Инструкцию по делопроизводству могут включаться и другие разделы (главы), целесообразность включения которых определяется самой организацией, например, разделы «Печатание, копирование, размножение и стенографирование документов», «Учет, использование, оформление и хранение документов» с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования») и др. В самостоятельные разделы могут выделяться вопросы составления номенклатуры дел организации, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче на архивное хранение и др. Достаточно часто в практике разработки инструкций по делопроизводству раздел «Регистрация документов и построение справочного аппарата» включается в раздел «Организация документооборота».

Состав приложений определяется исходя из конкретного содержания разделов (глав) Инструкции. В качестве приложений могут даваться образцы бланков документов и конкретных видов документов, формы регистрации документов (журналов и регистрационно-контрольных карточек), перечни документов, не подлежащих регистрации и не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечения управления, формы сводок об исполнении документов, формы номенклатуры дел, образец оформления обложки дела и др.

Вопросы работы с кадровой документацией в организации (от составления и оформления до формирования в дела и передачи в архив) должны быть регламентированы в соответствующих разделах и главах Инструкции по делопроизводству. Например, в разделе (главе) «Подготовка и оформление документов» целесообразно оговорить особенности визирования кадровой документации, определить круг тех должностных лиц, которые обязаны в соответствии со своими функциями согласовывать те или иные кадровые документы. В разделе (главе) «Формирование дел» должно быть указано на недопустимость формирования в одно дело приказов по личному составу, имеющих разные сроки хранения. Здесь же должны быть определены группы дел с приказами по личному составу, которые ведутся в данной организации, а также структурные подразделения (службы), осуществляющие формирование приказов соответствующих категорий в дела (например, может быть установлено, что дела с приказами по основной деятельности ведутся службой документационного обеспечения управления, а дела с приказами по личному составу - отделом кадров (примечание 2)). В разделе «Регистрация документов» должен быть отражен принцип централизации регистрации документов, в т.ч. следует закрепить, что все приказы одной категории (по личному составу 75-летнего срока хранения, по основной деятельности и др.) регистрируются централизованно, т.е. в одном месте, независимо от того, какое структурное подразделение или должностное лицо готовит тот или иной конкретный приказ.

В Инструкции по делопроизводству в соответствующих разделах должны найти отражение также вопросы применения средств автоматизации в процессах подготовки, регистрации, учета, контроля исполнения документов, а также выполнения других документационных работ. Аналогичным образом в инструкции по делопроизводству закрепляются особенности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) при наличии в организации такой системы (либо Инструкция должна содержать указание на иной правовой акт, регламентирующий соответствующие вопросы). Автоматизация отдельных направлений работы с документами (например, кадрового делопроизводства) также должна найти отражение в инструкции по делопроизводству.

Составление инструкции по делопроизводству - достаточно сложная и трудоемкая работа, поэтому, приступая к ней, можно обратиться за консультацией в государственное архивное учреждение, которое оказывает подобные услуги на договорной основе.

Инструкция оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении Инструкции распорядительным документом (приказом) в него включаются пункты об утверждении инструкции (например, «Утвердить прилагаемую Инструкцию…»), дате введения Инструкции в действие, об организационных мероприятиях, связанных с внедрением Инструкции и ответственных исполнителях, об отмене ранее действовавшей Инструкции, о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Датой Инструкции по делопроизводству является дата ее утверждения.

Наряду с Инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности. Распространенной практикой является разработка в организациях положений (инструкций) о порядке работы с обращениями граждан.

Примечание 1. В настоящее время - Национальный реестр правовых актов РБ.

Примечание 2. Структурные подразделения (службы), ответственные за формирование и ведение дел с приказами разных категорий, каждая организация определяет самостоятельно.



30.05.2008 г.



Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Популярные новости
Разное
Банерообмен
Курсы валют Национального Банка РБ
21.10.201422.10.2014
Евро 13600 13700
Доллар США 10670 10680
Фунт стерлингов 17196.31 17263.69
Российский рубль 261 260.5
Украинская гривна 827.13 827.91
Польский злотый 3223.42 3237.64
Японская иена 99.65 100.136
Статистика
Правовые акты по году принятия