Бухгалтерский учет: Использование личных автомобилей работников для нужд организации



ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНЫХ АВТОМОБИЛЕЙ РАБОТНИКОВ ДЛЯ НУЖД ОРГАНИЗАЦИИ

На использование личных легковых автомобилей работников организации в коммерческой деятельности организации могут быть заключены договоры аренды, безвозмездного пользования и договоры на использование личного имущества работников в служебных целях.

Заключение таких договоров регулируется законодательством: договоры использования личного имущества в служебных целях - Трудовым кодексом РБ (далее - ТК РБ), а договоры аренды и безвозмездного пользования - Гражданским кодексом РБ (далее - ГК РБ).

Использование личного имущества в служебных целях

При использовании работниками для нужд нанимателя своих транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, т.е. для выполнения своих функциональных обязанностей в данной организации, взаимоотношения между нанимателем и работником в соответствии со ст.106 ТК РБ должны быть оформлены договором на использование личного имущества в служебных целях. В этом случае работники имеют право на получение за износ (амортизацию) личного имущества компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Также отметим, что законодательством не определено, на каком праве должно принадлежать работнику имущество, используемое им в служебных целях. Поэтому работник вправе использовать в служебных целях автомобиль, не только являющийся его собственностью, но и находящийся в любом его законном владении (например, безвозмездном пользовании, аренде и т.д.).

Использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оговорено в трудовом договоре, а могут быть заключены дополнительное соглашение к трудовому договору либо отдельный договор на его использование. В трудовом договоре, дополнительном соглашении или договоре на использование личного автомобиля в служебных целях указываются срок использования личного автомобиля в служебных целях, а также сумма компенсации за износ автомобиля, порядок оплаты расходов на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ) и т.д.

Договор - это документ, регламентирующий права и обязанности сторон и порождающий правовые последствия. В соответствии с нормами ст.25 ТК РБ после заключения в установленном порядке трудового договора прием работника на работу оформляется приказом нанимателя.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

На основании договора об использовании личного автомобиля в служебных целях наниматель издает приказ, по которому будет производиться выплата компенсации за износ автомобиля.

То есть если сотрудники организации будут использовать свои личные легковые автомобили для выполнения служебных обязанностей, то следует заключить договор на использование личных автомобилей в служебных целях.

Сдача личного имущества в аренду

При передаче работником своего имущества нанимателю (при этом не используя его лично для выполнения функциональных обязанностей) взаимоотношения между работником и нанимателем регулируются ГК РБ. В этом случае могут быть заключены договоры аренды и безвозмездного пользования.

Согласно ст.577 ГК РБ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В соответствии со ст.585 ГК РБ порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.

Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику (ст.579 ГК РБ). Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законодательством или собственником сдавать имущество в аренду.

То есть договор аренды может быть заключен только между собственником или иным законным владельцем транспортного средства и стороной, заинтересованной в использовании этого транспортного средства.

Аренда транспортных средств регулируется ст.603-620 ГК РБ.

На основании ст.613 ГК РБ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

При заключении договора аренды арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию (как коммерческую, так и техническую) (ст.616 ГК РБ).

В ст.614 ГК РБ указано, что договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Договоры аренды транспортных средств независимо от срока аренды регистрации не подлежат.

ГК РБ прямо не предусматривает оформление акта приема-передачи в аренду транспортных средств. Однако составление такого акта представляется целесообразным. В акте приема-передачи транспортного средства указываются марка автомобиля, его номерной знак, номера основных узлов автомобиля, другие необходимые сведения, в т.ч. техническое состояние автомобиля и его пробег.

Следовательно, организация вправе взять в аренду у работника организации автомобиль и функции по управлению автомобилем (коммерческой эксплуатации) возложить на другого работника предприятия - водителя.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст.615 ГК РБ).

В рассматриваемой ситуации также необходимо обратить внимание еще и на то, будет ли работником-арендодателем в нерабочее время автомобиль использоваться в личных целях.

Если работник в нерабочее время желает использовать свой автомобиль в личных целях, то необходимо в договоре аренды оговаривать время аренды в течение дня, например с 8.00 до 18.00 в рабочие дни.

Однако в таком случае достаточно сложно разграничить расходы на ремонт и обслуживание автомобиля, которые должны одновременно нести и арендатор, и арендодатель.

Предоставление личного имущества в безвозмездное пользование

В соответствии со ст.643 ГК РБ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа, или в состоянии, обусловленном договором.

Право передачи вещи в безвозмездное пользование принадлежит ее собственнику и иным лицам, управомоченным на то законодательством или собственником (ст.644 ГК РБ). То есть договор безвозмездного пользования может быть заключен только между собственником или иным законным владельцем транспортного средства и стороной, заинтересованной в использовании этого транспортного средства.

Стороны такого договора связаны лишь отношениями гражданско-правового характера несмотря на то, что в трудовых правоотношениях они могут выступать как наниматель и работник.

При заключении договоров безвозмездного пользования все расходы по содержанию и использованию транспортного средства несет сторона, которая по договору приняла на себя это обязательство. Как правило, обязательства по содержанию и использованию автомобиля, полученного в безвозмездное пользование, возлагаются на его пользователя.

При заключении договора безвозмездного пользования также затруднительно использование собственником или законным владельцем автомобиля в нерабочее время в личных целях. Если такое предположить, то необходимо ежедневно составлять акты передачи автомобиля в безвозмездное пользование и акты его возврата. Одновременно встанет вопрос о распределении расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией автомобиля.

Учитывая вышесказанное, сотрудники организации могут предоставить свои личные автомобили и в безвозмездное пользование.

Списание горюче-смазочных материалов

Списание ГСМ производится по фактическому их расходу.

Согласно подп.2.6.6 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) (далее - Основные положения), в себестоимость продукции включается стоимость приобретаемого со стороны топлива всех видов, расходуемого на технологические цели, выработку всех видов энергии (электрической, тепловой, сжатого воздуха, холода и других видов), отопление производственных зданий, транспортные работы по обслуживанию производства, выполняемые транспортом предприятия.

В состав затрат, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг), стоимость топлива, электрической и тепловой энергии включается в пределах установленных норм их расхода (подп.2.6.8 Основных положений).

В ст.3 Закона РБ от 22.12.1991 № 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» (далее - Закон) установлено, что затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг), природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, определяются на основании документов бухгалтерского и налогового учета.

В пределах установленных норм стоимость ГСМ списывается на себестоимость продукции (работ, услуг) и включается в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли, сверх норм - за счет виновных либо за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения.

Нормирование расхода топлива - это установление его допустимой величины в определенных условиях эксплуатации для конкретной модели (модификации) транспортного средства. Нормирование расхода топлива производится путем применения базовой нормы (базового расхода) и соответствующих установленных величин повышений (снижений), а также величин дополнительного расхода топлива.

Базовые нормы расхода топлива утверждаются Минтрансом РБ.

Используются два вида норм расхода топлива:

1) линейные нормы расхода для каждой модели автомобиля по стандартной методике в качестве общепринятой нормы;

2) расчетные нормы с учетом специфических условий эксплуатации или ремонта рассматриваемого автомобиля или иной техники.

Расчет расхода топлива при эксплуатации транспортных средств, включаемого в себестоимость и в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли, производится на основании Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 16.06.2005 № 28.

Расход топлива, включаемого в себестоимость и состав затрат по производству и реализации, определяется в соответствии с пробегом автомобиля и расчетной нормой расхода топлива. Пробег автомобиля определяется на основании путевых листов, оформляемых согласно постановлению Минфина РБ от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению».

Порядок учета топлива установлен Положением о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденным постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74.

Фактический расход топлива устанавливается путем ведения учета отпуска (заправки) топлива и проведения систематических замеров остатков топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках должны ежемесячно подтверждаться актами снятия остатков. Фактический расход топлива по автомобилю определяется в следующем порядке: остаток топлива в баке на начало месяца + отпущенное топливо за месяц - оплата топлива в баке на конец месяца.

Пример 1

Организация использует служебный легковой автомобиль марки Ford Skorpio 2.5 TD, мощность двигателя которого 85 kw. Линейная норма расхода дизельного топлива на 100 км пробега составляет 9,4 л. Автомобиль используется в г.Минске в летнее время. На начало месяца в баке автомобиля фактический остаток дизтоплива составлял 15 л. За месяц на указанный автомобиль отпущено 250 л дизтоплива. Остаток в баке на конец месяца - 20 л. То есть фактический расход топлива - 245 л (15 + 250 - 20). Стоимость 1 л дизтоплива равна 1 950 руб.

Пробег автомобиля за месяц - 2 340 км. Линейная норма расхода топлива при эксплуатации автомобиля в городах с численностью населения свыше 1 млн. человек увеличивается на 10 %. Поэтому расчетная норма расхода дизтоплива для автомобиля марки Ford Skorpio 2.5 TD, мощность двигателя которого 85 kw, при эксплуатации его в г.Минске в летнее время составит 10,34 л на 100 км пробега.

Расход топлива по норме на пробег в 2 340 км - 242 л (2 340 / 100 х 10,34).

Фактически использовано 245 л.

В бухгалтерском учете производятся записи:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
На стоимость топлива, списываемого в пределах норм расхода
(242 х 1 950)
26
(аналитический счет «Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли»)
10 471 900
На стоимость дизтоплива, использованного сверх норм расхода и списываемого по решению руководителя за счет собственных средств организации
(3 х 1 950)
92
(аналитический счет «Внереализационные расходы, неучитываемые при налогообложении прибыли»),
84
«Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»
10 5 850

Если автомобиль одновременно будет использоваться и для нужд предприятия, и в личных целях работника, то и в этом случае также необходимо обеспечить:

заполнение путевых листов на служебные поездки, в которых указываются показания спидометра перед служебной поездкой и после ее окончания;

снятие фактических остатков топлива перед служебной поездкой и после ее окончания;

учет отпуска топлива на данный автомобиль.

Расчет количества топлива, стоимость которого списывается на себестоимость и в состав затрат по производству и реализации, производится так же, как и в примере 1.

Учет иных расходов по содержанию и эксплуатации автомобилей

В соответствии с Основными положениями в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются расходы:

по поддержанию основных средств, используемых в предпринимательской деятельности в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и уход, на проведение текущего, среднего и капитального ремонтов) (подп.2.2.6.2);

на содержание работников аппарата управления предприятия и его структурных подразделений, материально-техническое и транспортное обслуживание их деятельности, включая затраты на содержание служебного легкового автотранспорта и компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в соответствии с законодательством, приобретение проездных билетов на транспорт общего пользования, за исключением такси, для работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом (подп.2.2.10.1);

на выплату компенсации за износ (амортизацию) использованных для нужд предприятия личных транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений в соответствии с законодательством (подп.2.10.10);

на выплату арендной платы (подп.2.10.16).

На основании п.4-2 ст.3 Закона в состав прочих затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли, в частности, включаются:

компенсация в соответствии с законодательством за использование для нужд организации оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работникам, а также личных легковых автомобилей для служебных поездок (подп.4-2.18);

расходы на выплату арендной платы, а также расходы, связанные с арендой имущества, возмещаемые арендодателю сверх арендной платы согласно законодательству (подп.4-2.25);

расходы на содержание работников аппарата управления организации и ее обособленных подразделений, материально-техническое и транспортное обслуживание их деятельности, приобретение проездных билетов на транспорт общего пользования, за исключением такси, для работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом (подп.4-2.34);

расходы на все виды ремонта основных средств, участвующих в предпринимательской деятельности (подп.4-2.44).

Учитывая п.37 Инструкции об отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций с основными средствами, утвержденной постановлением Минфина РБ от 20.12.2001 № 127, с изменениями и дополнениями, затраты на ремонт арендованных основных средств, производимые в соответствии с условиями договора за счет средств арендатора, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) согласно законодательству.

Таким образом, расходы на содержание и ремонт арендованных или взятых в безвозмездное пользование легковых автомобилей, используемых в предпринимательской деятельности, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) и в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при определении облагаемой налогом прибыли, в случае, если эти условия изложены в соответствующем договоре.

Однако при этом следует учитывать нормы постановлений Совета Министров РБ от 03.05.1999 № 638 «О расходах на содержание служебного легкового автотранспорта» (с изменениями и дополнениями) (далее - постановление № 638) и от 07.06.2001 № 851 «Об упорядочении использования служебных и специальных легковых автомобилей» (далее - постановление № 851).

В п.1 постановления № 638 указано, что юридические лица и их обособленные подразделения включают в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, расходы на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм.

Согласно подп.1.2 п.1 постановления № 851 юридические лица, в т.ч. имеющие обособленные подразделения, и индивидуальные предприниматели с учетом специфики производственного процесса, выполнения работ, оказания услуг определяют количество специальных легковых автомобилей с лимитом пробега не более 2 тыс.км в месяц, затраты по которым включаются в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении.

Согласно Разъяснению порядка включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат по специальным и служебным легковым автомобилям, подготовленному Минэкономики РБ и Минфином РБ от 05.09.2001 № 13-13/4898/15-9/700, к расходам на содержание служебного легкового автотранспорта, кроме специального, в соответствии с постановлением № 638 относятся:

стоимость горюче-смазочных материалов;

расходы на проведение всех видов ремонта;

расходы на проведение технического осмотра и технического обслуживания транспортного средства.

К затратам по специальным легковым автомобилям, подлежащим нормированию в соответствии с постановлением № 851, учитываемым организациями и индивидуальными предпринимателями, относится стоимость ГСМ.

Таким образом, если в организации уже имеется на балансе собственный легковой служебный автомобиль, то расходы на ремонт других легковых служебных автомобилей (в т.ч. арендованных или полученных в безвозмездное пользование), их обслуживание и технический осмотр, а также расходы на ГСМ при налогообложении прибыли не учитываются.

В то же время расходы на выплату арендной платы, заработной платы водителей и начислений на нее при налогообложении прибыли учитываются независимо от количества используемых служебных легковых автомобилей.

В аналогичном порядке независимо от количества эксплуатируемых организацией служебных легковых автомобилей компенсация, выплачиваемая работникам в соответствии со ст.106 ТК РБ за износ используемых ими в служебных целях личных легковых автомобилей, учитывается при налогообложении прибыли.

Пример 2

В организации имеется один собственный служебный легковой автомобиль, а также один арендованный. Кроме того, один из работников организации использует в служебных целях личный легковой автомобиль. Ежемесячно организация выплачивает арендную плату и компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Затраты организации по указанным автомобилям отражаются следующим образом:

Содержание операции Дебет Кредит
На сумму арендной платы и компенсации 26
(аналитический счет «Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли»)
73, 76
На сумму заработной платы водителей собственного и арендованного легковых автомобилей, используемых в качестве служебных, а также начислений на заработную плату, производимых в соответствии с законодательством 26
(аналитический счет «Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли»)
70, 69
На стоимость ГСМ, использованных при эксплуатации только одного служебного легкового автомобиля 26
(аналитический счет «Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли»)
10
На стоимость ГСМ, использованных при эксплуатации остальных служебных легковых автомобилей 26
(счет «Затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли»)
10
На стоимость работ по ремонту, техническому обслуживанию и техническому осмотру только одного служебного легкового автомобиля 26
(аналитический счет «Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли»)
10, 02, 70, 69
и др.
На стоимость работ по ремонту, техническому обслуживанию и техническому осмотру остальных служебных легковых автомобилей 26
(аналитический счет «Затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли»)
10, 02, 70, 69
и др.

29.08.2008 г.



Валентина Прохожая, экономист



Журнал «Главный Бухгалтер» № 32, 2008 г.

Популярные новости
Разное
Банерообмен
Курсы валют Национального Банка РБ
21.10.201422.10.2014
Евро 13600 13700
Доллар США 10670 10680
Фунт стерлингов 17196.31 17263.69
Российский рубль 261 260.5
Украинская гривна 827.13 827.91
Польский злотый 3223.42 3237.64
Японская иена 99.65 100.136
Статистика
Правовые акты по году принятия