Методические указания Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41 Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ,

БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
(БЕЛНИИДАД)



Утверждено

Приказ Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

16.09.2005 № 41



МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ ПРИМЕНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ СТБ 6.38-2004 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»



Глава 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1. Методические указания разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004), утвержденного постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69, с датой введения 1 июля 2005 г.

2. Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организационно-распорядительные документы (далее - документы), которые подразделяются на три группы:

организационные - положения, уставы, инструкции, правила и др.;

распорядительные - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.

3. СТБ 6.38-2004 используется для проектирования форм документов при разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

4. Внедрение СТБ 6.38-2004 в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, распоряжением, указанием) (приложение 1).

В распорядительном документе следует предусмотреть разработку комплекса мероприятий по внедрению стандарта. Перечень мероприятий может быть оформлен в виде плана (приложение 2), который предусматривает следующие виды работ:

разработка бланков документов в соответствии с требованиями стандарта;

тиражирование бланков и контроль за их постоянным пополнением;

разработка или переработка инструкций и рекомендаций по оформлению документов в организации;

проведение семинаров и совещаний с работниками аппарата управления, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, занятыми в сфере документационного обеспечения управления (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками, программистами и т.д.), по изучению и освоению СТБ 6.38-2004;

обеспечение структурных подразделений, занимающихся подготовкой и оформлением документов, экземплярами стандарта, методическими рекомендациями по его применению и др.


Глава 2

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ


5. СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении.

6. Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

7. Организации независимо от формы собственности разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов.

8. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

9. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

10. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.).

11. Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

12. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 638-2004.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

13. Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

14. Для изготовления бланков организации типографским способом необходимо составить макет бланка в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004. На чертеже должны быть проставлены:

размеры бумаги для бланка формата А4 (210x297 мм) и (или) А5 (148x210 мм);

размеры полей;

площади каждого реквизита.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов).

15. При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

16. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

17. Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов - общий бланк и бланк для письма.

18. На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

19. Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.


Пример:

Государственный герб
Республики Беларусь

(Эмблема)



Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Наименование вышестоящей организации

Найменне арганiзацыi Наименование организации

ЗАГАД ПРИКАЗ

______________ № ______________

Месца складання або выдання Место составления или издания


20. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее - гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.


Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

(Эмблема)



Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Наименование вышестоящей организации

Найменне арганiзацыi Наименование организации

Найменне структурнага падраздзялення Наименование структурного подразделения

Паштовы адрас Почтовый адрес

Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные

Камерцыйныя даныя Коммерческие данные

_____________ № ___________

На № __________ ад _____



21. Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.


Пример:

Государственный герб
Республики Беларусь



Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей

арганiзацыi организации

Найменне арганiзацыi Наименование организации

Найменне структурнага Наименование структурного

падраздзялення подразделения

Паштовы адрас Почтовый адрес

Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные

Камерцыйныя даныя Коммерческие данные

__________ № ________

На № ______ ад _________



22. Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

23. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

24. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).


Глава 3
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ


25. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

26. Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) помещают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

27. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «О политических партиях», в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-З, с изменениями и дополнениями, и Законом Республики Беларусь от 4 октября 1994 г. «Об общественных объединениях», в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 36-З, с изменениями и дополнениями, политические партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмблему - условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

Товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) - обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, - помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г., в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. № 319-З «О товарных знаках и знаках обслуживания».

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы (товарного знака) организации помещается на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Организации государственной формы собственности могут помещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

Организации негосударственной формы собственности при продольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) организации помещают в центре на верхнем поле бланка - размер 17 мм.

При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».

28. Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

29. Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентября 1995 г. № 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа проставляется только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД.

30. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

31. Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.


Пример:
Министерство здравоохранения Республики Беларусь
(Минздрав)


32. Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Автором документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.


Пример:
Витебский областной исполнительный комитет
Отдел по архивам и делопроизводству


33. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).


Пример:

Министерство финансов Министерство по налогам и сборам

Республики Беларусь Республики Беларусь


При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк (приложение 3).

34. Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее - Правила), утвержденными Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.


Пример:
ул.Якуба Коласа, 15, 211400, г.Полоцк, Витебская обл.


35. Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) помещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: телеграфный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т.д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

36. Название вида документа (реквизит 10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.

Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

37. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

38. Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, то 4 - индекс структурного подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 - порядковый регистрационный номер письма.

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного индекса свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный индекс распорядительного документа, протокола - это порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение одного календарного года.

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

39. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

40. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

41. Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Если документ адресуется организации, то указывают ее наименование в именительном падеже.

При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.


Пример:



Республиканские органы
государственного управления


При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.


Пример:



Руководителям республиканских органов
государственного управления


На документах, направляемых в республиканские органы государственного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма, независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа одного содержания более чем в четыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку (приложение 4), в котором перечисляет адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации) - для юридического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчество - для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

почтовый код;

название отделения почтовой связи;

название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений).

При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат».


Пример:



Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул.Коллекторная, 10
220084, г.Минск

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.



Пример:



Ковалевой А.И.
д.Гриневичи, 5
223138, п/о Крайск
Логойский р-н
Минская обл.


42. Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верхнем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.


Пример:



УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А.И.Новиков

23.06.2005


При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.


Пример:



УТВЕРЖДАЮ
Министр юстиции
Республики Беларусь
Подпись А.В.Ветров
25.06.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.


Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Прогресс»

Подпись Б.В.Кравцов

15.06.2005

УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Электроника»
Подпись А.И.Свиридов
15.06.2005

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.


Пример:



УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра информации
Республики Беларусь
25.06.2005 № 32

или




УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания акционеров
28.06.2005 № 15

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

43. Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.


Пример:



Сидорцову М.Н.

Прошу подготовить смету

и проект договора к 30.06.2005

Подпись

15.06.2005


При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

44. Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок.

Формулируется заголовок составителем документа.

Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа.


Пример:

приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;

положение (о чем?) о канцелярии;

протокол (чего?) собрания акционеров;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инструкция (кому?) секретарю-референту;

акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению;

акт (чего?) ревизии;

письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора…



Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.


Пример:
Об утверждении отчета
и проведении выборов ревизионной комиссии



В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.


Пример:
О внедрении СТБ 6.38-2004


Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148х210 мм), текст которых не превышает пять-семь строк.

45. Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Место размещения отметки о контроле на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

46. Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:


Приложение: на 7 л. в 2 экз.



Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.


Пример:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.


Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:


Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 8 мая 2005 г.
№ 12-7/184 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.


Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение.


Пример:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.



Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, указано название приложения или нет.


Пример:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в 3 экз.



К нормативным правовым или распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

47. Подпись (реквизит 23) - обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.


Пример:

Директор института Подпись Т.А.Ларионов


Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации.


Пример:

Директор Белорусского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела Подпись В.В.Федосов


В научных и учебных организациях в составе реквизита «Подпись» могут указываться ученые степени и звания.


Пример:

Директор института

доктор исторических наук,

профессор Подпись А.И.Новиков


Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.


Пример:

Директор ЗАО «Орион» Директор ОАО «Электрон»

Подпись А.А.Иванов Подпись Б.В.Егоров




При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.


Пример:

Директор Подпись Б.Г.Морозов

Главный бухгалтер Подпись Г.А.Егорова



В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Пример:

Председатель комиссии Подпись А.Г.Лавров

Секретарь комиссии Подпись А.П.Иванова

Члены комиссии: Подпись Л.Е.Сидорцов

Подпись Т.А.Тарасова

Подпись А.Г.Уралова


Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.


Пример:

Председатель Подпись В.И.Кириллов

Секретарь Подпись А.А.Купрейчик


Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ. Исправление можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив «И.о.» или «Зам.». Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

48. Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.


Пример:



Приложение 2
к постановлению
Министерства здравоохранения
Республики Беларусь
30.06.2005 № 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.


Пример:



Приложение
к приказу директора
ЗАО «Маяк»
18.02.2005 № 8

49. Гриф согласования (реквизит 25) - реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организацией и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.


Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного учреждения

«Национальный архив Республики Беларусь»

Подпись В.Д.Селеменев

25.01.2005


Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляют по форме:


СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов
Республики Беларусь

30.01.2005 № 12-34/41


или


СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства образования
Республики Беларусь
20.01.2005 № 1



Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.


Пример:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись А.А.Ветров Подпись В.Г.Бондарь

14.06.2005 14.06.2005



При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования
прилагается
Подпись
Дата


Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа (приложение 5).

50. Визы (реквизит 26) - это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.


Пример:

Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирнов
25.06.2005



Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».


Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются



Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.


Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2005



Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцова

20.06.2005



Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2005



Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2005



Главный бухгалтер

Подпись Л.М.Левентова

23.06.2005



Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.


Пример:

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

10.07.2005


При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.


Пример:

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина

20.07.2005
Экономист планового отдела Подпись А.С.Маслова

21.07.2005

Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов

22.07.2005


Визы располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

51. Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати - гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь».

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.


Пример:
Директор института Подпись С.А.Сидоров


В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

52. Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания.


Пример:

Иванов 220 40 51



При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman, Суr обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;

во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.


Пример:

2 Иванов 220 40 51
ТН 15.02.2005 с1-3 об-1


53. Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.


Пример:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2005


Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии - гербовой), в негосударственных организациях - печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.


Пример:

Верно

Подпись А.П.Германович



54. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа - кратких сведений об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.


Пример:

В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.02.2005
№ 11-10/130
Подпись
16.05.2005


или


В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2005


Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т.п.

55. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.


Пример:


ЗАО «Маяк» ________

26.02.2005 ________

№ 342 _____________



Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

56. Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32) включает запись: «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной информационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.


Глава 4

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА


57. Текст - главный смысловой реквизит документа, он выражает содержание управленческого действия.

Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора после пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей машинке) или 12,5 мм (на компьютере).

58. Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого решения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.

59. К текстам организационно-распорядительных документов предъявляется ряд требований. Главные из них - достоверность и объективность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не допускающие различных толкований.

60. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул.

61. Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

62. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии.

Такой текст используется при составлении уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т.д.

63. Текст документов может состоять из двух или трех смысловых частей.

Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в первой излагаются причины, основания и цели создания документа, во второй - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

В тексте документа могут быть три смысловые части: первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая - доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья - заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения.

64. Если основанием для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид, дата, номер и заголовок.


Пример:

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма…


65. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, которые способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений.

66. При изложении требований в тексте документа применяют слова: «должен», «следует», «подлежит», «необходимо», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует», «не должен», «не подлежит», «не могут быть» и др.

67. Приводя в тексте документа требования к наибольшим и наименьшим значениям величин, применяют словосочетания: «должно быть не более (не менее)» или «не должно превышать».

68. При изложении в тексте документа требований, допускающих отступления, применяют слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «допускается», «разрешается» и др.

69. Использование сокращенных слов и словосочетаний уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. При первом употреблении сокращения в скобках необходимо указать его расшифровку.

70. Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.), делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную информацию и составлял его отдельное положение.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа.


Пример:
1, 2, 3 и т.д.


Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.), а номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.).

Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.3.4, 1.2.3.5 и т.д.).

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а выделяют абзацным отступом.

71. Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответствующих разделов, подразделов, пунктов.

Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.

В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепризнанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции).

В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

72. В тексте документа (как правило, внутри пунктов или подпунктов) могут быть приведены перечисления.

Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, которые используют только в первой строке. Вторую строку в перечислении приводят без абзацного отступа.

Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят.

После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.

73. В тексте документа не допускается применять:

обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;

для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках;

произвольные словообразования;

сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.

74. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается применять:

математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

математические знаки величин без числовых значений, например: > (больше), < (меньше), = (равно), а также знаки № (номер), % (процент) и т.д. (следует писать словами «номер», «процент» и др.);

знак о для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на рисунках перед размерным числом следует писать знак о.

75. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, белорусском, русском или иностранном языке.

76. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и (или) русского языков, преимущественное употребление простых распространенных предложений.

Тексты документов, используемые в управленческой практике, составляются на белорусском и (или) на русском языках.

В организационных документах, устанавливающих права и обязанности организации, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справка, акт), текст излагают от третьего лица единственного числа: «отдел осуществляет функции», «комиссия постановила», «объединения входят» и т.д.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

В других видах организационно-распорядительных документов текст излагают:

от первого лица единственного числа: «считаю необходимым», «прошу выделить» и др.;

от первого лица множественного числа: «просим направить», «направляем на рассмотрение» и др.;

от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает», «БелНИИДАД считает необходимым» и др.

Текст протокола составляется от третьего лица множественного числа: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» и др.

Техническая и проектная документация готовится на белорусском или русском языке, а с учетом предназначения - на другом языке.

77. Тексты документов оформляют в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

78. Текст-трафарет - форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста - это грамматически связный текст.

В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, справок и т.д. Текст может содержать подстрочные пояснения о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Трафаретные тексты удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности как в пределах одной организации, так и системы однородных организаций одного ведомства. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, т.к. исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено.

Фактически заполняется заранее составленный документ, поэтому исключается стадия черновика, а фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

79. В настоящее время широкое распространение получили анкеты - опросные листы для получения каких-либо сведений. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. С помощью анкетирования удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы» и др.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да - нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет, например личный листок по учету кадров.

80. Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей применяют таблицы. Таблицы в тексте оформляют в соответствии с Техническим кодексом установившейся практики 1.5-2004 «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов» (далее - ТКП 1.5-2004).

ТКП 1.5-2004 отражает построение таблиц в стандартах, однако изложенные в таблицах требования распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе и на организационно-распорядительную.

81. Таблица - это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде. Применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений, показателей (параметров, размеров и т.п.).

Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

В ТКП 1.5-2004 указываются обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (рисунок 1).



Таблица _________ ________________________________

номер наименование таблицы

________________________________
продолжение наименования таблицы

Головка Заголовки граф
Подзаголовки граф
Строки
(горизонтальные ряды)
Боковик (графа
для заголовков строк)
Графы (колонки)

Рисунок 1

Головку таблицы отделяют от остальной части таблицы двойной линией.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Слева над таблицей размещают слово «Таблица». После него приводят номер таблицы. Точка после номера таблицы не ставится.

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения и/или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится. Переносы слов в наименовании таблицы не допускаются.

82. Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе (рисунок 2).


Таблица

Районы Распределение товарооборота
на государственную торговлю на кооперативную торговлю

Таблица

Районы 1991-1994 1995-1998
Количество
школ
Количество учащихся Количество
школ
Количество учащихся

Рисунок 2

83. При приведении заголовка боковика или заголовков (подзаголовков) других граф не допускается разделения граф в головке таблицы диагональными линиями.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается располагать заголовки граф перпендикулярно строкам таблицы.

84. Таблицы, как правило, следует располагать на странице вертикально. Помещенная на отдельной странице таблица может быть расположена горизонтально, при этом ее головка должна размещаться в левой части страницы, номер страницы проставляют в установленном порядке.

85. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы, то ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом. В каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

86. Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с указанием номера таблицы в соответствии с рисунком 3.


Таблица

В миллиметрах
Номинальный диаметр резьбы болта, винта, шпильки Внутренний диаметр шайбы, d Толщина шайбы
легкой нормальной
а в А Б
2,0 2,1 0,5 0,8 0,5 0,5
3,0 3,1 0,8 1,0 0,8 0,8
40 4,1 1,0 1,2 1,0 1,2
42,0 42,5 - - 9,0 -
45,0 45,0 - - 9,5 -

Рисунок 3

87. Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, отделяя их друг от друга двойной линией. При этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком 4.


Таблица

Диаметр стержня крепежной детали, м Масса 1000 шт. стальных шайб, кг Диаметр стержня крепежной детали, мм Масса 1000 шт. стальных шайб, кг
1,1 0,045 2,0 0,192
1,2 0,063 2,5 0,350
1,4 0,111 3,0 0,553

Рисунок 4

88. При делении таблицы на части допускается головку (при ее большом размере) во второй части (и последующих частях) не повторять, заменяя ее соответствующими номерами граф, если это не затруднит понимания содержания таблицы. При этом графы нумеруют арабскими цифрами в соответствии с рисунком 5.


Таблица

Наименование показателя Значение показателя для марки Метод испытания
ВД-ВА-224 ВД-К4-183
1 2 3 4
рН краски 6,8-8,2 Не менее 8,0 По 4,6
Укрывистость высушенной пленки краски, г/кв.м , не более 120 180 По 4,6
Свертываемость пленки краски, г/кв.м, не более 3,0 3,5 По ГОСТ 9.403
Степень перетира, мкм - - По ГОСТ 6589

Рисунок 5

89. Нумерацию граф рекомендуется проставлять, если в тексте документа имеются ссылки на номера граф.

90. Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковик таблицы непосредственно перед их наименованием (рисунок 6).


Таблица

Наименование показателя Значение
1. Марка провода КППРЭ
2. Количество жил 4
3. Шаг укладки жил, мм 3,7

Рисунок 6

91. При обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер не ставится. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается текстом, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии отдельных данных в таблице проставляется прочерк (тире) (рисунок 7).


Таблица

Наименование показателя 2002 2003 2004
Фарфорово-фаянсовая посуда, млн.шт. 536 420 321
Посуда из стекла и хрусталя, млн.руб. 101,3 - 54,9

Рисунок 7

92. Если в таблице отсутствуют горизонтальные линии, текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами или буквенно-цифровыми обозначениями, заменяют кавычками в соответствии с рисунком 8.

93. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами «то же», а далее кавычками в соответствии с рисунком 8.

Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений, как показано на рисунке 8.

При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

94. Не допускается заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеров продукции.


Таблица

Характеристики пули Характеристика
броневой зашиты
Масса, г Тип сердечника Скорость, м/с, ±10
Автомат АК-74 3,5 Стальной термоупроченный 880 Защита автомобиля при круговом обстреле
-«- АК-74 7,9 То же 715 То же, а также защита крыши при обстреле под углами от 20° до 30° к горизонту
Винтовка СВД 9,6 -«- 825 То же
-«- МЛ6А2 4,5 Свинцовый 890 -«-

Рисунок 8

95. Цифровые значения в графах таблиц проставляют так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю (параметру, размеру). В одной графе соблюдают, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

96. Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

97. Порядок приведения физических величин и их числовых значений устанавливается по ТКП 1.5-2004 (04100).

98. На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочного интервала (на пишущей машинке) или одинарный (на компьютере).

На документах формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт.

99. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

100. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков (на пишущей машинке) или 73 мм (на компьютере). Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал или точно 14 пт.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера и назначения документа.

101. При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает возможность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, их перевозках, аварийных ситуациях, реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

Приложение 1

Образец приказа о внедрении СТБ 6.38-2004


ОАО «Промстрой»

ПРИКАЗ

10.07.2005 № 25

г.Минск


О внедрении СТБ 6.38-2004


В целях совершенствования организации работы с документами, в соответствии с утвержденным и введенным в действие с 1 июля 2005 г. постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 Государственного стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»


ПРИКАЗЫВАЮ:


1. Внедрить в действие и использовать при оформлении организационно-распорядительных документов СТБ 6.38-2004.

2. Начальнику организационно-технического отдела А.П.Максимовичу подготовить план мероприятий по внедрению СТБ 6.38-2004 в ОАО «Промстрой».

3. Считать утратившим силу приказ генерального директора ОАО «Промстрой» от 10.08.1996 № 15 «О внедрении СТБ 6.38-95».

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора С.Ф.Васильева.


Генеральный директор Подпись Н.И.Ивашин


ОАО «Промстрой»

Визы

В дело № 1-3

Подпись

Дата

Приложение 2



Образец плана мероприятий по внедрению СТБ 6.38-2004


УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ОАО «Промстрой»

Подпись Н.И.Ивашин

15.07.2005



План

мероприятий по внедрению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Наименование мероприятия Срок исполнения Ответственный исполнитель Примечание
1 2 3 4
1. Провести учебу по разъяснению требований СТБ 6.38-2004 со всеми работниками аппарата управления и ответственными за ведение делопроизводства в ОАО «Промстрой» 20.07.2005 Начальник организационно-технического отдела А.С.Максимов
2. На основании СТБ 6.38-2004 внести изменения в инструкцию по делопроизводству в ОАО «Промстрой» 20.10.2005 Начальник организационно-технического отдела А.С.Максимов Начальник службы документационного обеспечения управления А.П.Иванов
3. Разработать бланки организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 20.10.2005 Начальник организационно-технического отдела А.С.Максимов
4. Обеспечить все службы ОАО «Промстрой» необходимыми бланками документов 05.11.2005 Начальник административно-хозяйственного отдела В.В.Грибов
5. Провести проверку соблюдения требований СТБ 6.38-2004 во всех службах ОАО «Промстрой», осуществляющих ведение делопроизводства 01.12.2005 Начальник организационно-технического отдела А.С.Максимов

Начальник организационно-технического отдела


Подпись


А.С.Максимов

Приложение 3



Распорядительный документ, издаваемый совместно
двумя и более организациями
(макет)


Полное наименование Полное наименование

организации организации

(сокращенное наименование (сокращенное наименование

организации) организации)



Название вида документа



Дата № __________ / _______



Место издания



Заголовок к тексту



Текст



________________________ ________________________

(наименование должности) (наименование должности)



Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Приложение 4

Список на рассылку

(наименование документа, дата, индекс)

Наименование организации, куда направляется документ Наименование должности лица, которому направляется документ Почтовый адрес Количество экземпляров Примечание
1 2 3 4 5

Руководитель структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи

Приложение 5



Образец оформления листа согласования


Лист согласования

проекта постановления Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь об утверждении Инструкции об обмене информацией в Национальной системе мониторинга окружающей среды в Республике Беларусь


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр лесного хозяйства Министр образования

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись П.М.Семашко Подпись А.М.Радьков

27.12.2004 27.12.2004


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель Президиума Председатель Комитета

Национальной академии наук по земельным ресурсам,

Беларуси геодезии и картографии

при Совете Министров Республики Беларусь

Подпись М.В.Мясникович Подпись Г.И.Кузнецов

27.12.2004 27.12.2004



___________

Примечания:

1. Количество реквизитов «Гриф согласования» должно соответствовать количеству согласующих организаций.

2. При согласовании документа с коллегиальным органом или посредством письма гриф согласования оформляется следующим образом:


СОГЛАСОВАНО

_________________________

(название вида документа)

_________________________

(наименование организаций)

Дата, индекс


Список нормативных документов



1. Закон Республики Беларусь от 26 января 1990 г. «О языках в Республике Беларусь», в редакции Закона Республики Беларусь от 13 июля 1998 г. № 187-З // Збор Законаў БССР. 1990. № 4. Ст.46; Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь. 1998. № 28. Ст.461.

2. Закон Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. № 2181-ХII «О товарных знаках и знаках обслуживания», в редакции Закона Республики Беларусь от 27 октября 2000 г. № 447-З, с изменениями и дополнениями от 29 октября 2004 г. № 319-З // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 106. 2/222; 2004, № 174, 2/1068.

3. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236-З // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 1999. № 4. 2/11.

4. Закон Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. № 3850-ХII «Об информатизации» // Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь. 1995, № 33. Ст.428.

5. Закон Республики Беларусь от 16 мая 1996 г. № 370-ХIII «Об авторском праве и смежных правах», в редакции Закона Республики Беларусь от 11 августа 1998 г. № 194-З, с изменениями и дополнениями от 4 января 2003 г. № 183-3 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 8. 2/932.

6. Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан», в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 г. № 340-З // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 189. 2/1089.

7. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», в редакции Закона Республики Беларусь от 4 января 2002 г. № 81-З, с изменениями и дополнениями // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 7. 2/136; 2002. № 7. 2/830.

8. Закон Республики Беларусь от 5 января 2004 г. № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 4. 2/1011.

9. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 111. 2/1050.

10. Закон Республики Беларусь от 29 ноября 1994 г. № 3410-ХII «О государственных секретах», в редакции Закона Республики Беларусь от 4 января 2003 г. № 172-З // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 8. 2/921.

11. Закон Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «О политических партиях», в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-З, с изменениями и дополнениями // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2005. № 120. 2/1132.

12. Закон Республики Беларусь от 4 октября 1994 г. «Об общественных объединениях», в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 36-З, с изменениями и дополнениями // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2005. № 120. 2/1133.

13. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления, использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями от 4 октября 2004 г. № 482 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 157. 1/5906.

14. Указ Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 92. 1/4856.

15. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 75. 5/3742.

16. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2004. № 145. 5/14830.

17. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь» // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2003. № 92. 8/9867.

18. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мн., 2004.

19. Технический кодекс установившейся практики 1.2-2004 (04100) «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки государственных стандартов». Мн., 2004.

20. Технический кодекс установившейся практики 1.5-2004 (04100) «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов». Мн., 2004.

21. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и управления».

22. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».

23. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы».


ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Унифицированные системы документации Республики Беларусь

Система организационно-распорядительной документации

Требования к оформлению

Unified systems of documentation of the Republic of Belarus

System of managerial documentation

Requirements for presentation documents


Дата введения 2005-07-01

1. Область применения


Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.


2. Нормативные ссылки


В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие технические нормативные правовые акты:

ТКП 1.5-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов

ГОСТ 3489.2-71 Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

ГОСТ 3489.6-71 Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта

ГОСТ 3489.10-71 Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

ГОСТ 3489.33-72 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.


3. Состав реквизитов


3.1. При оформлении документов используется следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 - код документа по [3];

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

3.2. Расположение и размеры реквизитов приведены в приложении А.

3.3. Оформление документов осуществляется на бланках.


4. Требования к бланкам и текстам документов


4.1. Устанавливаются два вида бланков:

- бланк для письма;

- общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

4.2. При разработке бланков документов используются форматы: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

4.3. Бланки документов должны иметь поля, мм:

- левое - 30;

- правое - не менее 8;

- верхнее и нижнее - не менее 20.

4.4. Нанесение полей на бланке не обязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

4.5. Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов.

4.6. Формы бланков приведены в приложениях Б, В, Г, Д.

4.7. На бланк для письма наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20.

На общий бланк наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.

4.8. На бланках документов реквизиты 5, 6, 7, 8, 9, 10, 14 располагают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

4.9. При создании бланков для письма и общих бланков на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках (приложения Б, В).

4.10. При печатании бланков применяются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

4.11. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.

4.12. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм;

При наличии в тексте документа таблиц они оформляются по ТКП 1.5.

4.13. Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Нумерация разделов должна быть сквозной начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты.


5. Оформление реквизитов



5.1. Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

5.2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

5.3. Код организации (код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, идентификационный код по [2]) проставляют на верхнем поле документа справа.

5.4. Код документа по [3] проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.

5.5. Наименование вышестоящей (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.

5.6. Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

5.7. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

5.8. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах: «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» - оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.


Пример: 08.07.2004


При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.


Пример: 8 июля 2004 г.


5.9. Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

5.10. Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

5.11. Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.

5.12. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.


Примеры:



Министерство юстиции

Республики Беларусь

ул.Коллекторная, 10
220084, г.Минск

Министерство статистики и анализа Республики Беларусь

Экономический отдел

пр.Партизанский, 12
220033, г.Минск

Министерство образования Республики Беларусь
Начальнику финансового отдела
Богдановичу И.С.

ул.Советская, 9

220010, г.Минск


При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример:



Директору Государственного

архива Минской области

Ляшук Г.И.

ул.Козлова, 26
220038, г.Минск


Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.


Пример:



Столяровой Н.М.

ул.П.Глебки, д.15, кв.26
223120 п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области


Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.


Пример:



Республиканские органы
государственного управления

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.


Пример:



Руководителям республиканских
органов государственного управления

5.13. Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.


Пример:



УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А.И.Новиков
23.07.2004

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера


Пример:



УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания
трудового коллектива
25.06.2004 № 15

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.


Пример:



УТВЕРЖДАЮ
Председатель Комитета по архивам
и делопроизводству при Совете
Министров Республики Беларусь
Подпись В.И.Адамушко
23.08.2004

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек.

5.14. Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.


Пример:



Соловьеву А.А.
Прошу подготовить
заключение к 12.09.2004
Бойко 02.09.2004

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.

5.15. Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «О создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

5.16. Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль».

5.17. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:


Приложение: на 7 л. в 2 экз.



Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример:

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.
2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.



Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:


Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь
от 01.08.2004 № 1-3/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.


При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:


Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.


Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.

5.18. Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.


Пример:

Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский

Члены комиссии: Подпись Г.Б.Орлов

Подпись П.П.Силаев


5.19. Реквизит «Гриф приложения» располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.


Пример:
Приложение 2

к приказу директора БелНИИДАД 18.07.2004 № 9


5.20. Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.


Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного

учреждения «Национальный архив

Республики Беларусь»

Подпись А.С.Потоцкий

13.10.2004


Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:


СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2004 № 13


или


СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по архивам

и делопроизводству при Совете Министров

Республики Беларусь

03.10.2004 № 11-10/116


5.21. В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

5.22. Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.


Пример:

Начальник отдела кадров Подпись А.П.Павлович

21.11.2004



5.23. Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

5.24. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.


Пример:

Макеев 220 95 01



Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт).

5.25. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.


Пример:

Верно

Инспектор по кадрам Подпись Е.Н.Сидорчик

16.07.2004


При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.

5.26. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

5.27. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа, и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.


БелНИИДАД
Њ
16

Ћ
15.10.2004
№ 04-12/645
Џ 4
2 Ќ

Рисунок 1 - Регистрационный штамп входящих документов


5.28. Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись: «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.


6. Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств



6.1. Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

6.2. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.


Пример:

СОГЛАСОВАНО

1,5

Председатель Комитета
1
по архивам и делопроизводству
1
при Совете Министров

1

Республики Беларусь

1,5

Подпись В.И.Адамушко

1,5

Дата

2

СОГЛАСОВАНО

1,3

Протокол заседания

1

экспертного совета

1,5

01.02.2004 № 09


При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.


Пример:

СОГЛАСОВАНО



Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству

при Совете Министров
Республики Беларусь



Подпись В.И.Адамушко



Дата



СОГЛАСОВАНО



Министр экономики

Республики Беларусь



Подпись Н.П.Зайченко



Дата


Одинарный

Точно 14 пт
Одинарный

Одинарный

Полуторный

Одинарный
Точно 14 пт

Одинарный

Одинарный


6.3. Название вида документа печатают прописными буквами.

6.4. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

6.5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

6.6. При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.

6.7. От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова: «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

6.8. От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

6.9. От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

6.10. От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

6.11. От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

6.12. От седьмого положения печатают коды по [1]-[3].

6.13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами начиная от нулевого и пятого положений.

6.14. Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.

6.15. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

6.16. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.17. Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.


_____________

* Данная публикация стандарта не является официальным изданием. Официальное издание - Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мн. Госстандарт, 2005.

Приложение А

(справочное)

Схема расположения и размеры реквизитов

Приложение Б

(справочное)

Форма бланка письма с продольным расположением реквизитов на двух языках

Приложение В

(справочное)

Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на двух языках

Приложение Г

(справочное)

Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке

Приложение Д

(справочное)

Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на одном языке



Приложение Е

(информационное)



Библиография



[1] ОКРБ 004-2001 Органы государственной власти и управления

[2] ОКРБ 018-2003 Юридические лица и индивидуальные предприниматели

[3] ОКРБ 010-95 Унифицированные документы



Популярные новости
Разное
Банерообмен
Курсы валют Национального Банка РБ
30.08.201431.08.2014
Евро 13740 13740
Доллар США 10430 10430
Фунт стерлингов 17315.36 17315.36
Российский рубль 282.5 282.5
Украинская гривна 769.74 769.74
Польский злотый 3252.01 3252.01
Японская иена 100.477 100.477
Статистика
Правовые акты по году принятия