Помощь: Составление и оформление акта

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА

В широком смысле акты - это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что хотя этот вид документа относится к организационно-распорядительной документации, его унифицированные и типовые формы широко применяются в других подсистемах управленческой документации (финансовой, учетно-отчетной и др.).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» - это не обозначение вида документа, а родовое понятие группы документов. Например, к актам законодательства согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» относятся такие виды документов, как Конституция Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления и приказы министерств и иных республиканских органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др.

Акты гражданского состояния - это акты, подтверждающие в установленном законом порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества; им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др.

Акты международного права - это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.

В системе организационно-распорядительной документации акт - это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

Поскольку акты применяются для документирования различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).

Тем не менее к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Рассмотрим их.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

- наименование вышестоящей организации (если имеется);

- наименование организации;

- название вида документа;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:

- гриф утверждения;

- печать;

- код организации по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) или «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП);

- код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

- отметка о контроле;

- отметка об ознакомлении с актом.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита «адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.

Пример



АКТ

__________ № _________

г.Минск



или:


_____________
АКТ

г.Минск

№ __________


Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, единых, жестких правил формулирования заголовка к акту не установлено. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и предлога «о».

Пример

«О выдаче, уничтожении и утрате пропусков и удостоверений»;

«О выделении документов к уничтожению»;

«О расследовании несчастного случая на производстве»;

«Об оборудовании учебных заведений»;

«О нормировании труда».



В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже.

Пример

«приема выполненных работ»;

«выдачи документов»;

«готовности проектных работ»;

«приема-передачи материальных ценностей»;

«проверки выполнения коллективного договора».



В любом случае заголовок должен согласовываться с названием вида документа: «акт - чего?» или «акт - о чем?».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта включает:

- основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; основанием может быть плановое задание; оформляется с использованием слова «Основание»);

- состав комиссии (указываются наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии (располагаются в алфавитном порядке)). Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта при написании должностей указываются наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (если отражается несколько фактов, то текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагаются выводы и предложения по установленным фактам.

В том случае если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий и акт составлен сторонним уполномоченным лицом или комиссией, то такой акт представляется руководителю организации, который расписывается в ознакомлении с его содержанием.

В конце текста перед отметкой о наличии приложения указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт.

Пример

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 4-10;

2-й экземпляр - директору завода;

3-й экземпляр - в бухгалтерию завода.



Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или практической необходимостью. Например, согласно Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденным решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5, акт о выдаче дел во временное пользование составляется в 2-х экземплярах, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, в организациях, передающих документы на государственное хранение, составляется в 2-х экземплярах, а не передающих - в 1-м.

При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения».

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Пример

Председатель комиссии

Члены комиссии:

Подпись

Подписи

Расшифровка подписи

Расшифровка подписей



Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: «Замечания прилагаются»; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

Некоторые виды актов подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящей организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Утверждению подлежат в т.ч. акты, предписывающие выполнение определенных действий. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется согласно установленным правилам.

Датой акта является дата актируемого события. Она проставляется должностным лицом, подписавшим документ (как правило, председателем комиссии).

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Пример

Дела сдал

Дела принял

Подпись

Подписи

Расшифровка подписи

Расшифровка подписей



Примеры оформления актов приведены в приложениях 1, 2 и 3 к данному материалу.



15.02.2008 г.



Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук



Приложение 1


Пример оформления акта приема-передачи дел начальником отдела кадров


Общество с ограниченной
ответственностью «Трикотаж»

АКТ
21.09.2006 № 11
г.Минск
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Подпись В.С.Доронина
22.09.2006

приема-передачи дел
начальником отдела кадров

Основание:

приказ генерального директора ООО «Трикотаж» от 20.03.2006 № 12-к
«О переводе на другую работу»
Составлен комиссией:
Председатель - коммерческий директор П.А.Линцевич
Члены комиссии:


Присутствовали:
1. Главный бухгалтер Г.А.Кудряева
2. Инспектор по кадрам г.П.Ловчев

1. Начальник отдела кадров В.С.Петров
2. Инспектор по кадрам А.П.Яскович


Петров В.С. сдал, а Яскович А.П. принял дела по должности начальника отдела кадров.

При сдаче-приеме дел установлено:

1. В личном деле главного инженера Д.И.Кавалени отсутствует копия приказа о приеме на работу.

2. В личном деле старшего специалиста отдела труда и заработной платы П.П.Журавского отсутствуют документы об образовании и автобиография.

3. Из трудовой книжки ведущего специалиста отдела снабжения С.И.Чергинца утерян вкладыш к трудовой книжке.


Приняты:

1. Личные дела работников ООО «Трикотаж» согласно книге учета личных дел.
2. Трудовые книжки работников ООО «Трикотаж» согласно книге учета движения, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Печать отдела кадров - 1 (одна).
4. 6 (шесть) дел постоянного хранения за 2004-2006 гг. по номенклатуре дел отдела кадров.
5. 16 (шестнадцать) дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2004-2006 гг. по номенклатуре дел отдела кадров.
6. 16 (шестнадцать) дел временного (до 10 лет включительно) хранения за 2001-2006 гг. по номенклатуре дел отдела кадров.
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр - в дело № 1-11;
2-й экземпляр - в отдел кадров.

Дела сдал

Дела принял

Председатель комиссии
Члены комиссии:
Подпись

Подпись

Подпись
Подпись
Подпись
В.С.Петров
21.09.2006
А.П.Яскович
21.09.2006
П.А.Линцевич
Г.А.Кудряева
Г.П.Ловчев

Приложение 2


Пример оформления акта приема-передачи дел заведующим хозяйством


Колледж № 2

АКТ
18.02.2006 № 2
г.Минск
УТВЕРЖДАЮ
Директор колледжа № 2
Подпись М.В.Ларин
19.02.2006

сдачи-приема дел заведующим
хозяйством

Основание:

приказ директора колледжа № 2 от 10.02.2006 № 3 «О приеме-передаче дел заведующим хозяйством»

Составлен комиссией:
Председатель - зам. директора колледжа № 2 Н.Г.Бережков
Члены комиссии: 1. Бухгалтер С.О.Шмидт
2. Бывший зав. хозяйством С.В.Каштанов
3. Вновь назначенный зав. хозяйством А.Л.Хорошкевич


В результате сдачи-приема дел установлено:

1. Все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации.

2. Ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 18.02.2006.

3. Имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащей списанию.


Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-15;

2-й экземпляр - в бухгалтерию колледжа;

3-й экземпляр - в хозяйственный отдел.



Приложение:


1. Ведомость инвентаризации на 3 л. в 1 экз.
2. Ведомость инвентаря и мебели, подлежащей списанию,
на 1 л. в 1 экз.
Дела сдал

Дела принял

Председатель комиссии

Члены комиссии:
Подпись

Подпись

Подпись

Подпись
Подпись
Подпись
С.В.Каштанов
18.02.2006
А.Л.Хорошкевич
18.02.2006
Н.Г.Бережков

С.О.Шмидт
С.В.Каштанов
Л.В.Хорошкевич

Приложение 3


Пример оформления акта списания имущества


Общество с ограниченной
ответственностью «Трикотаж»

АКТ
17.07.2006 № 4
г.Минск
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО
Подпись В.С.Доронина
19.07.2006

списания имущества

Основание:

приказ генерального директора ООО «Трикотаж» от 19.06.2006
№ 29 «О проведении инвентаризации имущества»

Составлен комиссией:
Председатель - коммерческий директор П.А.Линцевич
Члены комиссии:




Присутствовала:
1. Главный бухгалтер Г.А.Кудряева
2. Начальник административно-хозяйственного отдела Р.И.Маньковский
3. Заведующий складом Ю.А.Черемышев

зав.складом О.С.Зосимова


В период с 20.06.2006 по 17.07.2006 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.



Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр - в дело № 1-11;
2-й экземпляр - в административно-хозяйственный отдел;
3-й экземпляр - в бухгалтерию.

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 л. в 1 экз.


Председатель комиссии

Члены комиссии:



С актом ознакомлена

Подпись

Подпись
Подпись
Подпись


Подпись

П.А.Линцевич

Г.А.Кудряева
Р.И.Маньковский
Ю.А.Черемышев

О.С.Зосимова
17.07.2006


От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

В Закон РБ от 10.01.2000 № 361-з «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 15.07.2008 № 410-З внесены изменения и дополнения.



Популярные новости
Разное
Банерообмен
Курсы валют Национального Банка РБ
22.11.201423.11.2014
Евро 13520 13520
Доллар США 10780 10780
Фунт стерлингов 16855.07 16855.07
Российский рубль 235 235
Украинская гривна 709.21 709.21
Польский злотый 3192.7 3192.7
Японская иена 91.329 91.329
Статистика
Правовые акты по году принятия