Помощь: Организация складского учета сельскохозяйственной продукции и материалов

ОРГАНИЗАЦИЯ СКЛАДСКОГО УЧЕТА СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПРОДУКЦИИ И МАТЕРИАЛОВ

Общие положения

Сельскохозяйственная продукция, поступающая от урожая, а также другие товарно-материальные ценности хранятся на складах, которые располагаются как на центральной усадьбе, так и в структурных подразделениях (бригадах, фермах, участках).

В зависимости от видов ценностей, для хранения которых предназначены склады, их можно подразделить на общие и специализированные. Общие склады предназначены для хранения товарно-материальных ценностей, которые не требуют создания особых условий, а специализированные - приспособлены для хранения специфических товарно-материальных ценностей: семян, товарного зерна, минеральных удобрений, ядохимикатов и гербицидов, горюче-смазочных материалов и т.п.

В сельскохозяйственном производстве складское хозяйство имеет свои особенности. Такие ценности, как семена, фуражное зерно, концентрированные корма, хранят в закрытых, специально оборудованных помещениях. Грубые корма (сено, солома и др.) хранят, как правило, в специально отведенных местах, в заскирдованном виде, картофель и корнеплоды - в буртах, а в специализированных картофелеводческих организациях - в картофелехранилищах. Сенаж и силос хранится в башнях и траншеях. Для хранения горюче-смазочных материалов создают специально оборудованные нефтесклады.

Для нормальной работы складов и сохранности готовой продукции и материалов необходимо:

- обеспечить четкий распорядок дня работы складов, включая оформление документации и отражение операций текущего дня в карточках складского учета;

- установить круг лиц, на которых возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенной им продукции;

- заключить письменные договоры о полной индивидуальной ответственности с работниками, которые должны нести материальную ответственность за недостачу ценностей;

- проводить инвентаризацию готовой продукции и материалов в порядке и сроки, установленные Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180, и другими нормативными актами; представлять в бухгалтерию организации результаты проведенных инвентаризаций и контрольных выборочных проверок остатков отдельных видов продукции и материалов для своевременного отражения в учете.

Все складские помещения должны быть оснащены инвентарем и оборудованием в соответствии с правилами пожарного надзора и техники безопасности. На складах должны быть инструменты, необходимые для работы, а также проверенное и отлаженное весовое хозяйство и измерительное оборудование.

В местах хранения каждого вида готовой продукции и материалов прикрепляют специальные ярлыки. В них указывают название продукции или материалов, приводят их характеристику. Бланк ярлыка заполняет кладовщик при поступлении ценностей на склад.

Количественный учет на складе

На складах материально ответственные лица ведут количественный учет движения продукции и материалов. Для этих целей применяют карточку складского учета (форма 211-АПК), записи в которую производят только в натуральных измерителях (кг, ц, м и т.д.). В бухгалтерии организаций бланки карточек складского учета нумеруются и выдаются материально ответственным лицам под расписку в специальном журнале регистрации.

Материально ответственные лица карточку складского учета открывают на каждое наименование (сорт) материальных ценностей с обязательным указанием их учетной цены.

На основании документов на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей кладовщик (заведующий складом) производит соответствующие записи в карточке складского учета и выводит остатки после каждой записи. На складах карточки складского учета размещаются в специальных картотеках. Для удобства пользования карточками их размещают в алфавитном либо другом порядке с указанием на разделителе букв алфавита либо другого признака.

Карточки складского учета запасных частей в картотеке целесообразно размещать по группам и маркам машин, а внутри их - в алфавитном порядке.

На складах с небольшой номенклатурой готовой продукции и материалов вместо карточек складского учета применяют книгу складского учета (форма 212-АПК). В данной книге, как и в карточках, записи производят только в натуральных измерителях.

До передачи книги на склад все страницы в ней должны быть пронумерованы, а книга прошнурована. На последней странице ставится подпись руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных на это руководителем организации.

Для каждого вида готовой продукции и материалов в книге складского учета открывают отдельный счет. Последовательность открытия счетов должна быть такой же, как и в аналитическом учете в бухгалтерии организации. По каждому субсчету в книге необходимо оставлять место для открытия новых счетов, если в течение года необходимо будет сделать записи о вновь поступивших материалах.

Записи в книгу складского учета производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей.

Остатки товарно-материальных ценностей на начало года заносят в книгу складского учета на основании данных этого же документа за прошлый год, подтвержденных инвентаризацией.

Количество поступающих на склад ценностей записывают в графу «Приход» книги, выданных со склада - в графу «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании готовой продукции, материалов в книге выводится остаток.

Заполняется книга складского учета в следующем порядке:


Место хранения: закром, стеллаж склад строительных материалов
ячейка
Наименование ценностей доска обрезная
Номенклатурный номер 012110
Единица измерения куб.м Цена 25 000 рублей
Сорт I

Документ От кого получено или кому выдано При-ход Рас-ход Оста-ток Отметка о контроле (подпись, дата)
дата номер
1 2 3 4 5 6 7
Остаток на 01.09.2008 г. - - 50
06.09 Требование-накладная № 259 От пилорамобригады № 2 (распиловка) 30 - 80
08.09 Требование-накладная № 263 Семенову И.С. на строительство жилого дома СПК 60 20
09.09 ТТН № 086210 От магазина ОМА 15 - 35
10.09 Требование-накладная № 281 Семенову И.С. на ремонт здания фермы бригады № 1 5 30
13.09 Требование-накладная № 283 Дегтяреву на ремонт здания конюшни - 1 29
14.09 Требование-накладная № 291 Загорскому С.Н. материальная помощь на строительство жилого дома - 4 25 Проверено
14.09.2008
Замечаний нет
Жук А.Г.
14.09 Накладная - приходный ордер № 062100 Карповскому Д.А. за наличный расчет - 3 22
И т.д.
Итого 45 73


Заведующий складом (кладовщик) должен иметь у себя образцы подписей лиц, распоряжающихся отпуском товарно-материальных ценностей.

Следует отметить, что записи в книгу или карточки складского учета производятся по каждому документу. Объединение нескольких документов в одну запись не допускается.

Так как в сельскохозяйственных организациях отпуск кормов производится ежедневно на основании ведомости расхода кормов (форма 202-АПК), а систематический отпуск в течение месяца других видов продукции и материалов - по лимитно-заборным картам (форма 201-АПК), то записи в книгу складского учета вносят по мере закрытия этих документов, но не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным.

При отражении хозяйственных операций и в книге (карточке) складского учета, и на документе должен проставляться один и тот же порядковый номер, определяемый с начала года, что облегчает выявление ошибочных записей и нахождение необходимых документов.

Если при записи по какому-либо виду товарно-материальных ценностей в книге или карточке складского учета допущена ошибка, то она исправляется следующим образом: зачеркивается неправильная цифра или слово и над ней надписываются правильные данные, которые заверяются подписью кладовщика (заведующего складом). Правильность исправлений проверяется и заверяется подписью работника бухгалтерии.

Контроль операций складского учета

Работники бухгалтерии в присутствии кладовщика обязаны систематически осуществлять проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в книге и карточках складского учета. Проверку записи операций и выведение остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке книги (карточки) складского учета. Если в результате такой проверки у материально ответственного лица выявлены серьезные нарушения, работник бухгалтерии обязан провести инструктаж, а в необходимых случаях доложить об этом главному бухгалтеру.

В конце месяца материально ответственное лицо составляет отчет о движении продукции и материалов (форма 215-АПК). Отчет составляется в двух экземплярах на основании документов на поступление и отпуск готовой продукции и материалов и записей в книге (карточках) складского учета. Один экземпляр отчета остается в бухгалтерии, а второй (с подписью бухгалтера в приемке) - возвращается кладовщику после сверки его данных с документами.

Материально ответственные лица отчеты составляют, как правило, в натуральных измерителях. Оценку отраженных в них материальных ценностей производят в бухгалтерии.

На каждую группу материальных ценностей, учитываемых на отдельных синтетических счетах, составляют отдельный отчет.

В отчете указывают остаток готовой продукции и материалов на начало месяца, затем заполняют разделы «Поступило» и «Выбыло» и выводят остаток на конец месяца по каждому виду ценностей и в целом по счету.

Остаток материальных ценностей на начало отчетного периода материально ответственное лицо переносит из отчета за прошлый месяц, показанный по строке «Остаток на конец месяца» в количественном и суммовом выражении.

В разделах «Поступило» и «Выбыло» отчета поступление и отпуск готовой продукции и материалов группируют по источникам поступления и направлениям расходования. Такую группировку целесообразно производить по корреспондирующим счетам, которые в дальнейшем проставляются на отчете в бухгалтерии организации при контировке документа. Такой порядок составления отчетов о движении продукции и материалов значительно облегчает их проверку и дальнейшее использование в учетной практике, устраняет необходимость разработок других документов по движению товарно-материальных ценностей.

На наш взгляд, было бы целесообразным в учетной политике организации закрепить последовательность отражения в отчетах о движении продукции и материалов источников поступления и направлений расходования товарно-материальных ценностей.

Так, например, в разделе «Поступило» отчета установить следующие позиции:

1 - от собственного производства (от урожая);

2 - от поставщиков;

3 - от подотчетных лиц;

4 - внутреннее перемещение;

5 - безвозмездное поступление;

6 - в погашение недостачи, порчи и т.д.

Грамотное и квалифицированное составление отчетов о движении продукции и материалов имеет важное значение как для ведения сальдовых ведомостей, так и для составления необходимой отчетности, а также заполнения регистров бухгалтерского учета.

Если в результате проверки бухгалтерией представленного материально ответственным лицом отчета о движении продукции и материалов возникнут расхождения, то организация должна провести инвентаризацию остатков и выверить правильность их отражения в учете. Исправления в отчете заверяются подписями материально ответственного лица и бухгалтера.

Сельскохозяйственные организации имеют собственный машинно-тракторный и автомобильный парк. Его эффективная эксплуатация требует своевременного проведения как текущих, так и капитальных ремонтов, что вызывает необходимость в приобретении запасных частей и ремонтных материалов. В связи с большим количеством наименований запасных частей и ремонтных материалов к автомобилям, тракторам, комбайнам и другим сельскохозяйственным машинам и механизмам отчет о движении продукции и материалов (форма 215-АПК) по данному виду товарно-материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что отчет составляется в суммовом выражении по укрупненным группам, т.е. без перечисления всех наименований запасных частей.

Отчет о движении продукции и материалов в сроки, установленные графиком документооборота, с приложенными к нему первичными документами на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей, представляется в бухгалтерию организации. Бухгалтер принимает и подписывает оба экземпляра отчета, один из которых, как уже было отмечено ранее, возвращается материально ответственному лицу.

Отчет по форме 215-АПК заполняется в следующем порядке:


Организация СПК «Нива»
Подразделение Бригада № 2
Склад бригада № 2 (Строительные материалы)



Отчет о движении продукции и материалов

за сентябрь 2008 г.



Материально ответственное лицо Кравчук И.А.

(фамилия, инициалы)



Направление поступления и выбытия Наименование продуктов и материалов Всего, сумма
Доска обрезная, 1-й сорт, куб.м Гвозди, 150 мл, кг И т.д. И т.д.
к-во сумма к-во сумма к-во сум-ма к-во сум-ма
Цена - 25 000 - 3 000 - -
Остаток на начало месяца 50 1 250 000 6 18 000 1 268 000
Поступило: Д-т
К-т
от распиловки 10 30 750 000 750 000
20-3
от поставщи-ков 10 15 375 000 20 60 000 435 000
60
Итого 45 1 125 000 20 60 000 1 185 000
Выбыло:
на строительство жилого дома 08 60 1 500 000 10 30 000 1 530 000
10
на ремонт зданий 23-2 6 150 000 5 15 000 165 000
10
материальная помощь 92 4 100 000 - - 100 000
10
за наличный расчет 90 3 75 000 2 6 000 81 000
10
Итого 73 1 825 000 17 51 000 1 876 000
Остаток на конец месяца 22 550 000 9 27 000 577 000


Материально ответственное лицо Кравчук Кравчук И.А.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Отчет с приложением 3 (трех) приходных и 7 (семи) расходных документов
(количество) (количество)
принял бухгалтер ___________ Жук А.Г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)



Количественный учет топлива и смазочных материалов на складах также ведут в книге (карточке) складского учета. Материально ответственное лицо в конце месяца составляет отчет о движении топлива и смазочных материалов по форме 216-АПК.

Следует отметить, что для обеспечения взаимосвязи складского учета с данными синтетического учета в бухгалтерии организации ведутся сальдовые ведомости (формы 608-АПК и 609-АПК).



19.11.2008 г.



Анна Федоркевич, кандидат экономических наук, доцент



Журнал «Главный Бухгалтер. Учет ТМЦ» № 3, 2008 г.

Популярные новости
Курсы валют Национального Банка РБ
21.11.201722.11.2017
Евро 2.3547 2.3539
Доллар США 2.0017 2.0047
Фунт стерлингов 2.6552 2.654
Российский рубль 3.3789 3.3743
Украинская гривна 7.5593 7.5578
Польский злотый 5.5737 5.5585
Японская иена 0.17864 0.1783
Статистика
Правовые акты по году принятия